En Microsoft Outlook 2000, se detallan los pasos necesarios para alcanzar un conocimiento óptimo del organizador de trabajo más poderoso y verátil del mercado. Las explicaciones paso a paso, los ejemplos de práctica para saber cómo aplicar cada tema, las guías de ayuda y el abundante material complementario harán que conozca los secretos del programa de la manera más fácil y entretenida.

Con Outlook 2000 no sólo puede manejar su correo electrónico de forma casi intuitiva, sino que también le permite realizar cualquier función agenda: registrar reunions y obligaciones, acordarse de las tareas pendientes, organizar la información de sus contactos, asentar informes para el seguimiento de un tema y planificar cada día de trabajo: ahorrará tiempo y se olvidará de su escritotio lleno de papeles.

Para comprender los lineamientos generales contenidos en estas páginas no es necesario contar con experiencia previa. Los comandos y el mismo sistema de uso son de una gran sencillez. Tal vez conocer el funcionamiento de procesadores de texto, como Word, puede ayudar un poco.

El libro está organizado en los siguientes capítulos:

Cap. 1 La ventana principal.

Se ven las distintas maneras de acceder a las ventanas del sistema, con la asistencia de una interesante colección de imágenes. Su lectura le dará las nociones fundamentales para comenzar a utilizar el programa.

Cap. 2 Mensajes:envío, lectura y recepción.

Aquí se detallan los pasos necesarios para enviar su primer mensaje de correo electrónico. Este envío lo llevará a la recepción y procesamiento de las respuestas. Algunos mensajes pueden traer archivos adjuntos, por lo cual aprenderá cómo verlos, guardarlos y responderlos.

Cap. 3 El Calendario.

En este capítulo verá las funciones de agenda, en la que puede guardarse gran cantidad de información para mejorar su trabajo, y cumplir sus compromisos. En algunos casos será útil tener el material impreso, por lo cual aprenderá a realizar copias en papel.

Cap. 4 La lista de Contactos.

Las comunicaciones y citas se realizan con personas. Organizaremos entonces una lista con clientes, proveedores, amigos y familiares. Como la carga de datos suele ser tediosa realizaremos la lista con las distintas posibilidades que el programa tiene para ingresar y luego exhibir la información.

Cap. 5 Algo más sobre envío de correo.

En este capítulo daremos una vuelta más de tuerca al correo: enviará archivos junto con los mensajes, tomados de su equipo, o de fuentes externas. No se conformará con enviar fríos mensajes. Les dará buen nivel de presentación con el formato HTML, insertará su firma electrónica, y les asignará un nivel de importancia, de seguridad y de confidencialidad.

Cap. 6 Organizar el correo recibido.

Luego de aprender a enviar y recibir mensajes, incluso con archivos adjuntos, mejorará la presentación formal con colores e imágenes. Verá cómo administrar y ordenar los mensajes almacenados: creará carpetas y subcarpetas para los mensajes agrupados por diferentes criterios.

Cap. 7 Las comunicaciones desde los contactos.

En este capítulo tratamos los temas relacionados con las comunicaciones con su contactos: verá así, cuál es la ventaja de contar con un programa integrado. Enviará tarjetas personales en forma electrónica: archivos denominados vCard. Hará su propia vCard desde la lista de contactos. Incluso enviará documentos como fax desde su computadora, hacia otro equipo o hacia una máquina común de fax, a través de la red telefónica.

Cap. 8 La administración de su agenda.

En este capítulo se ponen en evidencia las posibilidades del Calendario. Verá cómo organizar reuniones y eventos, por medio de un amplio formulario, para fijar o cambiar los horarios y las fechas, y también asentar notas e informes. Estas actividades podrán ser únicas o periódicas. Por último, asentará en la Agenda los días festivos o no laborables del país o región que le resulte más útil.

Cap. 9 Planificar reuniones y eventos.

Preparará aquí una reunión en forma completa: elegirá a los participantes, designará los servicios a contratar, reservará el lugar, y realizará el envío de las invitaciones. estará atento a las respuestas, teniendo la posibilidad de conocer con anterioridad cuáles son los compromisos de sus invitados que puedan interferir con el horario convenido.

Cap. 10 La planificación de las tareas.

Éste será un paso más en la planificación del trabajo, ya que no basta con asentar citas, contactos o mensajes de correo: la actividad diaria requiere la realización de tareas. Una tarea también puede convertirse en una cita. Esto le permitirá ahorrar tiempo, para no tener que ingresar varias veces los mismos datos. También derivará tareas a sus asistentes, empleados o colegas, para que lo ayuden o se responsabilicen de una parte del trabajo.

Cap. 11 La administración de los archivos.

Todo sistema requiere mantenimiento. Si no se toman ciertos recaudos sobre sus archivos, puede perderse información valiosa, y en muchos casos irrecuperable. Por eso verá aquí cómo realizar la exportación de archivos a otras carpetas de su propia máquina o a otras máquinas.

Apéndice A. Instalación de Outlook 2000

Cómo instalar el programa de comunicaciones vinculado con las prestaciones de su agenda y la lista de contactos.

Servicios al lector.

Cuestionario. Atajos de teclado. Los mejores sitios web. Outlook 2000 menú por menú. Indice alfabético.

La descripción de cada capítulo, que hemos transcripto, nos exime de hacer incapié en la gran utilidad de la aplicación de agenda y correo electrónico, que es parte del Office 2000, y que probablemente muchos de sus usuarios no aprovechan en la medida de su extraordinario potencial.

Esta obra será de gran utilidad, para convertir al Outlook 2000 en el mejor aliado para nuestro trabajo, por su claridad, profusión de ejemplos, gráficos de menúes, y rapidez para encontrar la respuesta a una duda puntual.