Gestión de los participantes de cursos e-Learning

Javier Lozano - Presidente de Nanfor Ibérica
http://www.cursosweb.com

Introducción

Uno de los principales problemas que genera el e-learning tanto en su versión blended como en la de distancia íntegra es el bajo nivel de la tasa de finalización de los participantes en cursos asíncronos.

Cuando en sus comienzos se planteaban la implementación de proyectos e-elearning, los especialistas centraban sus esfuerzos en determinar la plataforma más adecuada para soportar cualquier tipo de curso. Lógicamente, existían factores técnicos y de comunicaciones fundamentales para que los responsables de la implantación del proyecto pudieran hacer llegar los contenidos de los cursos al público objetivo. Una vez se han ido desarrollando distintos proyectos de formación con plataformas e-learning, los esfuerzos han ido centrándose en qué contenido hay que desarrollar para mejorar el nivel de aprendizaje con elementos de interacción, simulaciones, análisis de tareas y mejora de resultados.

Cuando comenzamos a dar de alta a participantes en cursos de e-learning, se puede asumir que más de la mitad del trabajo está hecho ya que hemos conseguido atraer a personas a unos contenidos y sistemas de gestión de aprendizaje en el que el acceso al curso es el principal componente. Hay empresas que contabilizan el número de alumnos que han recibido formación por el número de altas registradas en el sistema, sin comprobar que más de la mitad de estos alumnos suelen no acceder nunca a los cursos. El resto de los participantes se suelen agrupar en dos clases, aquellos que poseen alguna motivación e intentan aprender en el curso, pero por falta de tiempo disponible, recursos de acceso (ordenador, ancho de banda, lugar de formación, contenidos poco atractivos y con falta de elementos pedagógicos …) desisten en el segundo o tercer intento. En el último grupo se encuentran los participantes verdaderamente motivados de los que suelen finalizar una amplia mayoría siempre y cuando los contenidos sean medianamente pedagógicos y los elementos tecnológicos no se conviertan en un obstáculo.

"La paradoja del e-learning"

Como en el caso del correo electrónico cuando no se aplican reglas para su gestión el participante de sus comunicaciones en lugar de aumentar su productividad por el uso del sistema de correo electrónico disminuye debido al enorme volumen de mensajes que recibe, tiene que borrar, gestionar o responder,en el mundo del e-learning se produce el fenómeno que denominamos "La paradoja del e-learning" por la que la empresa invierte en un conjunto de recursos significativos para la realización de acciones de formación masivas teniendo como resultados tasas de finalización de cursos muy reducidas convirtiéndose el proyecto de mejora y aumento del conocimiento en paradoja para las empresas el hecho de invertir para aumentar el número de personas formadas o reducir costes de formación al analizar los resultados finales de las acciones formativas de e-learning, el coste por participante es superior con herramientas e-learning que con sistemas de formación tradicional. Estamos pues, ante una encrucijada cuyas soluciones pasan por analizar en profundidad todos y cada uno de los factores que afectan a los procesos de formación.

Desde nuestra óptica, creemos que un factor fundamental para el éxito de la implantación de nuevas metodologías en los procesos de aprendizaje es el de ofrecer sistemas de seguimiento de participantes que permitan motivar, aprender y conseguir los objetivos de las acciones formativas.

En este apartado vamos a ofrecer algunas ideas y métodos contrastados que ofrecen buenos resultados para generar aprendizaje. Nos centraremos en el aprendizaje generado por el contenido, por el e-tutor, por los sistemas automatizados de interacción y por los procesos de aprendizaje Inter.-pares.

Un adecuado uso de actividades de aprendizaje a través de sistemas de e-learning comporta la base del éxito en las acciones formativas. El participante en un entorno asíncrono puede generar elementos de aprendizaje que permitan avanzar en el conocimiento del contenido del curso

Características de las e-tareas o actividades de seguimiento y animación:

- Orientadas al aprendizaje: de forma que cuando se concluyan, el participante haya adquirido algún tipo de conocimiento operativo o funcional
- Adaptadas al contenido del curso: que supongan un valor añadido al contenido del curso
- Diseñadas y gestionadas por e-tutores: deben ser especialistas de formación e-learning los que participen en este contenido. En ocasiones se desarrollan actividades por los desarrolladores del curso que carecen del contacto con el grupo de participantes a formar. Esto puede suponer un obstáculo para el desarrollo óptimo de las tareas que realicen los participantes ya que se puede obligar a ejecutar tareas fuera de contexto con el consiguiente elemento de falta de motivación.
- Con un objetivo determinado: para generar el aprendizaje
- Motivadoras: que permitan ofrecer ROI al participante. Es decir que aquel participante que las haya realizado se sienta más satisfecho que aquel que tiene pendiente su ejecución.
- Sencillas y fáciles de ejecutar con aspectos innovadores que inciten a los participantes a promover sus capacidades creativas
- Con seguimiento del e-tutor una vez se haya terminado las e-tareas, premiando, dirigiendo y coordinando las tareas de los participantes y del grupo.

Aprendizaje a través del Diseño de tareas por parte del e-tutor

Aprendizaje a través de Diseño de actividades Inter-pares. Una de las principales áreas a promover en el diseño de aprendizaje e-learning es el del aprendizaje desarrollado entre grupos de alumnos que pertenecen al mismo curso con las mismas inquietudes e intereses.

Para aprender a través de sistemas digitales, es necesario que los participantes tengan motivación, esta se consigue eliminando aspectos que puedan disminuirla y aumentando aquellos que puedan mejorarla. A continuación citaremos algunos ejemplos.

Los elementos que juegan a favor o en contra son:

- Tecnológicos: Los elementos técnicos pueden hacer peligrar la formación, el principal obstáculo se centra en la velocidad de conexión, o en la interacción del participante con el contenido. Esta se puede ver limitada por el tipo de contenido con poca interacción o excesivo texto que canse en pocos minutos al usuario final. La calidad de los sistemas informáticos limitan el aprendizaje, una pantalla de poca resolución, carencias en el procesador, falta de formación sobre la estructura y diseño del curso, falta de iluminación o entornos de trabajo donde se limite la concentración hacen que la motivación vaya disminuyendo significativamente y que haya muchas probabilidades de abandono

- De rentabilidad para el participante: la motivación disminuye cuando para la realización del curso no se disponen de recompensas en términos económicos o productivos. Si el participante no cree que al terminar el curso va a mejorar su capacidad de resolución de tareas, o que recibirá algún tipo de recompensa en términos de mejora de su carrera interna en la empresa, o de registro del curso en su perfil personal o de mejora del prestigio del participante en su grupo o un curso que haga voluntariamente por motivación personal recibiéndolo como premio, es complicado que un curso por internet tenga éxito. Si se realiza por obligatoriedad, sólo con un sistema de información claro sobre las ventajas y desventajas de llevar o no a buen término el curso, puede crear un nivel de motivación adecuado.

Si la empresa decide que el curso se debe llevar a cabo, es necesario que aparte de los factores de entrega se delimiten los elementos de seguimiento. Es sorprendente que en muchos contratos de formación e-learning se delimitan con gran detalle aspectos de plataforma, calidad de contenidos y elementos técnicos pero con frecuencia se dejan aparte uno de los principales factores de fracaso/éxito de las acciones formativas por internet que es el seguimiento y motivación de los alumnos durante el curso.

Antes de ofrecer el acceso al curso sería conveniente preguntar a los participantes un conjunto de aspectos tendentes a garantizar el éxito de las acciones formativas.

Específicamente, unas preguntas como:

- ¿Dispone de recursos informáticos adecuados? Realizar un inventario y prueba de acceso a la web del proveedor del curso. Confirmar que dispone de los plugins y configuración adecuados para el correcto funcionamiento de la plataforma y de los contenidos en el PC del participante
- ¿Cuánto tiempo tiene reservado para realizar la acción formativa? Especifique días y horas.
- ¿Cree que va a poder cumplir con el compromiso de otorgar este tiempo a la acción formativa?
- ¿Qué motivos le inducen a realizar el curso?
- ¿Qué nivel de conocimientos posee de las materias del curso?
- ¿Qué espera del curso?
- ¿Ha realizado previamente cursos e-learning? Si es positiva la respuesta ¿Qué piensa de los mismos?

Una vez analizadas las respuestas podríamos determinar si el participante es un candidato adecuado para la realización del curso. Bajo nuestro punto de vista pueden ofrecerse distintos métodos formativos para el mismo curso dependiendo de cada caso. En grandes empresas, no somos partidarios del "café para todos", pueden darse casos de mayorías con un curso que se pueda impartir en formato e-learning en su totalidad, otros que necesiten CDs para la realización del curso, y determinados grupos donde una combinación blended o presencial tradicional son las mejores soluciones para el aprendizaje. Nuestro punto de vista es que la flexibilidad permite los mejores resultados para el aprendizaje de la organización. Creemos que para cada acción formativa se debe aplicar un sistema de impartición e-learning adaptado.

Métodos de animación y conducción de cursos

Existen dos grandes doctrinas de animación y conducción de cursos asíncronos.

Animación reactiva:

El animador interactúa con el alumno cuando éste no se ha conectado, cuando pregunta algo, cuando incluye información, preguntas o respuestas a través del foro, y correo u otro medio digital. El sistema corrige las evaluaciones, los contactos son esporádicos y la relación con los demás participantes se limita a la iniciativa del propio participante para comunicarse con el resto de los miembros del grupo.
o Ventajas: coste reducido de los animadores, válido para cursos donde la motivación de los participantes sea muy alta y los contenidos se adapten a una modalidad muy interactiva y formativa. Se deben incluir tutores virtuales y sistemas de guia y planificación en los cursos para permitir el aprendizaje autónomo. Las altas y bajas del curso no se ciñen a una fecha de acceso y otra de finalización cerrada.
o Inconvenientes: la falta de comunicación y seguimiento diario por parte de los animadores puede generar un elevado número de bajas en el curso sin haber cumplido los objetivos de formación.

Animación pro-activa:

El animador (instructor/experto/tutor/conductor/animador) del curso gestiona las actividades de cada participante diariamente y genera un conjunto semanal de actividades para el curso, el grupo en el que se integra el participante e interactúa directamente con el mismo diseñando contenidos a medida que permiten individualizar el aprendizaje. Los contenidos del curso se diseñan para fomentar la comunicación entre los participantes y con el instructor. Las fechas de estos cursos deben tener un comienzo y fin cerrado. El animador debe tener experiencia práctica en conducción de cursos e-learning. Es preferible contar con animadores profesionales que gestionen varios cursos con la ayuda de los expertos que expertos con dominio de la materia pero carentes de metodología de animación de grupos.

Las habilidades del instructor para cursos e-learning

Es importante definir las habilidades del instructor para e-learning ya que en demasiadas ocasiones son instructores que han desarrollado tareas de formación presencial y obvian muchas técnicas y habilidades necesarias para la generación de aprendizaje en a través de sistemas digitales.

A partir de este momento nos referiremos al concepto de tutor como el más aproximado a las tareas que gestiona un promotor del aprendizaje.

Fases de la animación de grupos formativos en e-Learning

Para conseguir resultados en las acciones formativas los tutores deben conocer estas fases de implementación y comprobar que se están ejecutando.

En el gráfico podemos observar las 6 fases del participante e-elearning:

FASES DE APRENDIZAJE DEL PARTICIPANTE E-ELEARNING

Como podemos observar el participante es nuestro principal activo, por lo que debemos analizar las fases de su relación con los cursos e-learning.

FASE INFORMATIVA: Es la primera fase y principal ya que predispone positiva o negativamente hacia la consecución del curso. Curiosamente, la fase donde se produce el principal nivel de fracaso en los cursos de e-learning es la de antes de acceder a los cursos. Nuestras estadísticas nos dicen que no es en la tercera, o cuarta sino en la primera. Aquellos que reciben una contraseña y un nombre de usuario y NUNCA acceden al curso. Por los motivos de siempre: "creía que tenía tiempo", "me ha surgido un viaje", "no me han avisado y me han asignado reuniones", "estoy de vacaciones", etc…
Aunque pocos jugadores en este mercado se refieren a esta fase, nosotros creemos que es crucial para evitar "deserciones".

Recomendaciones: es fundamental que los participantes conozcan que van a participar en un curso. Deben ser capaces de obtener un grado de compromiso mínimo respecto a los recursos que van a asignar ya que es fundamental que, aparte de las comprobaciones de acceso técnicas previas, sean capaces de cumplir en tiempos y horarios adaptándose a la nueva dimensión de aprendizaje y cambiando sus hábitos para generar formación a través del ordenador. Por ejemplo, se puede hacer al participante que firme un documento de compromiso de acceso en el que indique las horas y días que va a estar conectado, donde nos diga que podemos llamarle para comprobar que está aprendiendo o que tiene un problema, en el que comente que ha comprobado el acceso al curso y conoce los elementos principales del mismo, el test se puede hacer online o enviando un email recordando este extremo. El término de esta fase se produce cuando el e-tutor recibe una confirmación de los tiempos que va a asignar el participante para su formación. Si conseguimos conocer cuando podemos conectar con el la participación sería mucho más activa.

FASE DE MOTIVACION: En esta fase es una tarea mixta de analizar el nivel de motivación del participante antes del comienzo del curso y nada más haberlo comenzado una vez se ha realizado la bienvenida en el mismo. Es la fase más importante después de la informativa ya que de ella depende que el alumno/a comience a trabajar en el curso desarrollando las primeras tareas.
En esta fase los e-tutores deben comprobar que los participantes tienen el nivel suficiente de destreza como para ejecutar las tareas del curso sin problemas. Para ello es preciso que hagan comprobaciones personalizadas a cada usuario enviándoles un e-mail y comprobando que son capaces de acceder a los foros al contenido y a todos los elementos del curso sin problema. Aquí, dependiendo del colectivo, nos podemos encontrar con un grupo importante de alumnos que sin un soporte inicial van a dejar de serlo en los tres primeros intentos. El apoyo personal del e-tutor debe colmar las expectativas de los participantes que generarán un ambiente de lealtad y coordinación futuro para la correcta finalización de los procesos formativos.

FASE DE BIENVENIDA: Comienza con acciones proactivas por parte del e-tutor que permiten integrar al nuevo participante en el curso, esta fase debe tener el mayor intercambio de información para conocer el nivel de capacidad de los usuarios en interacción con los componentes del curso. Si tuvieran problemas de acceso, de uso de los contenidos y de los elementos del curso el e-tutor debería centrarse en aquellos participantes con mayor nivel de dificultad para conseguir adaptarlos al grupo. Otro sistema es el de coordinar grupos de participantes según su capacidad de aprendizaje a través de la red, de forma que los niveles de conocimientos sobre la usabilidad del entorno de aprendizaje fueran homogéneos y no retrasaran la marcha del curso. Al crear grupos en función de sus conocimientos, el e-tutor puede crear prácticas previas centradas en el aprendizaje de los métodos de uso de los elementos del curso.

FASE DE INTEGRACION: Una vez que se ha conseguido un nivel mínimo de interacción por los participantes, el e-tutor debe motivar de nuevo a los mismos de diferentes formas, dándose a conocer él mismo de una forma humana, sobre lo su actividad diaria, su experiencia en gestión de cursos e-learning, intentando utilizar el sentido del humor para motivar la acción de los participantes de igual forma, expresando sentimientos de ilusión por que el curso pueda ir a adelante y de servicio y dedicación hacia los alumnos les debe motivar a que su participación sea efectiva y analizando los motivos de los inscritos que no participen utilizando cualquier método efectivo de contacto para conocer su situación y evaluar su futuro dentro del curso. La integración del participante en el grupo es fundamental para promover el aprendizaje internares, la creación de actividades comunes y de grupos de trabajo entre participantes con afinidades comunes o elementos que permitan coordinar actividades será un factor fundamental para el éxito del curso

FASE DE EJECUCION DE TAREAS: Una vez que el participante se sienta integrado, motivado y conozca como utilizar el sistema de aprendizaje, debería realizar las fases o hitos del curso que permitan comenzar con el aprendizaje del contenido y el seguimiento de las actividades y progreso por parte del e-tutor. Si las primeras fases se completaron con éxito el e-tutor se centrará en realizar actividades adaptadas a cada grupo de trabajo y a cada participante, de forma que se consiga una individualización de la enseñanza a través de la adaptación del contenido y las prácticas. Por tanto, el e-tutor tiene que ser capaz de haber motivado a los participantes de alto riesgo de deserción para conseguir altas tasas de finalización

FASE DE APRENDIZAJE: Es una consecuencia de las anteriores. Si se ha conseguido que los participantes realicen todas estas tareas, el aprendizaje se generará como consecuencia de las actividades del curso y los e-tutores sólo tendrán que comprobar su realización y su tarea se centrará en la inclusión de contenidos a la medida de los grupos y al seguimiento de los niveles de adquisición de conocimiento

FASE DE AMPLIACION DE CONOCIMIENTOS: Esta es la última y más ambiciosa etapa que cualquier e-tutor debe perseguir en sus cursos. Esta indica que el nivel de aprendizaje ha superado al entorno del curso y se ha convertido en un motor de la gestión de conocimiento del grupo. El contenido del curso no solo se ha aprendido sino que ha creado un entorno de aprendizaje en los grupos de trabajo que generan una dinámica superior a la de los propios objetivos del curso. Si se dispone de e-tutores experimentados, contenidos adecuados y de grupos debidamente motivados, esta etapa es la que permite demostrar que los métodos de formación a través de la red ofrecen muchas más posibilidades que los tradicionales.